Mi Flujo GTD Semanal como Desarrollador: Herramientas y Rutinas para Mantener a Raya Proyectos Personales y Profesionales

¿Te suena esta imagen? Lunes por la mañana. Tienes abierto Cursor/VSCode/WebStorm/etc con varios proyectos, veinte pestañas en el navegador (documentación, Stack Overflow, Jira, GitHub, ChatGPT, el build fallido de anoche…), Slack/Teams/Gather explotando con notificaciones, el email pidiendo atención y, en algún lugar de tu mente, la vaga idea de ese side-project que querías empezar o ese curso de Kubernetes que te prometiste hacer. Estás en modo bombero, apagando fuegos, respondiendo a lo urgente, pero con la constante sensación de que las cosas importantes – las que realmente te hacen avanzar profesional y personalmente – se quedan atrás. Te sientes agobiado, quizás un poco quemado, y la idea de “perder el control” no es una metáfora, es tu realidad diaria.

El problema es real: como desarrolladores, manejamos un montón de cosas complejas. Proyectos del trabajo con fechas de entrega ajustadas, bugs inesperados que echan por tierra los planes, la necesidad constante de aprender nuevas tecnologías, mantener nuestros propios proyectos o contribuciones open-source, y además, intentar tener una vida fuera del código. ¿Cómo gestionar todo esto sin que la cabeza explote? ¿Cómo asegurarnos de que dedicamos tiempo a construir el futuro y no solo a parchear el presente?

Aquí es donde entra en juego GTD (Getting Things Done). Pero no te asustes, no vengo a venderte un sistema rígido y complicado. Para mí, GTD es una caja de herramientas mentales y una filosofía con ideas clave. Y una de las más potentes, la que me devuelve la cordura semana tras semana, es la Revisión Semanal.

En este artículo, quiero compartir contigo mi sistema personal y práctico de revisión semanal GTD, adaptado específicamente a los líos que tenemos como desarrolladores. Te contaré mi rutina, las herramientas concretas que uso (mi “stack” de productividad) y cómo las uno para mantenerme centrado, reducir el estrés y asegurar que tanto mi trabajo como mis proyectos personales avanzan de forma constante.

¿Por Qué una Revisión Semanal es CRUCIAL para un Desarrollador?

Antes de entrar en el “cómo”, déjame convencerte del “por qué”. Puede parecer una tarea más en una agenda ya llena, pero para mí, la revisión semanal es la inversión que hace que el resto de la semana vaya mejor. Estos son los beneficios principales que noto:

1. Ganar Perspectiva: Es mi momento para salir del código, de la tarea inmediata, del bug urgente. Me permite levantar la cabeza y ver el “cuadro completo”: todos mis proyectos (trabajo, personales, de aprendizaje), mis responsabilidades y mis objetivos a medio plazo. Paso del modo “apagar fuegos” al modo “arquitecto”.
2. Controlar el Flujo: Los desarrolladores somos como imanes para la información: emails, avisos de Slack/Teams, menciones en GitHub/GitLab, tickets en Jira/Azure DevOps, ideas para refactorizar, enlaces interesantes, notas rápidas… La revisión semanal es mi forma de “vaciar” todas esas bandejas de entrada mentales y digitales, asegurando que no se nos escape nada importante entre tanto lío.
3. Enfocarse en lo Importante: Es fácil que lo urgente se coma todo el tiempo. Reuniones, interrupciones, bugs críticos… pueden ocupar todo nuestro día. La revisión me ayuda a encontrar y proteger tiempo y energía para las tareas que de verdad marcan la diferencia: bloques de desarrollo concentrado (deep work), aprendizaje, planificación de un proyecto, etc.
4. Reducir Estrés y Ansiedad: Esa sensación molesta de “seguro que me estoy olvidando de algo” desaparece (o casi). Saber que he repasado todo, que todo está apuntado y que tengo un plan (flexible, eso sí) para la semana siguiente, me da una tranquilidad que no tiene precio.
5. Adaptabilidad: El desarrollo de software es cambio constante. Prioridades que cambian, requisitos que evolucionan, problemas inesperados… La revisión semanal me da el momento para pensar en estos cambios, ajustar mis planes y reordenar mis tareas con cabeza, en lugar de ir dando bandazos.

Mi Rutina: Preparando el Terreno para la Claridad

Ser constante es fundamental. Para que la revisión funcione, tiene que ser un hábito sagrado. Así es como lo hago yo:

• El Momento Sagrado: Mi momento es el viernes por la tarde, normalmente al finalizar el día de trabajo. ¿Por qué? Me permite cerrar la semana con la mente clara, sabiendo lo que he hecho y lo que viene. Empiezo el fin de semana desconectado de verdad y el lunes sé por dónde empezar. Probé el domingo por la noche, pero me daba estrés pre-lunes; el viernes me va mejor para “cerrar la persiana”.
• El Entorno: Intento concentrarme al máximo. Eso significa:
  • Notificaciones de Slack, email y móvil apagadas.
  • A veces, cascos con música tranquila (¡sin letra!).
  • Un buen café o té para el ritual.
• Duración Estimada: Normalmente me lleva entre 30 y 60 minutos. Al principio igual tardas más, pero le pillas el truco. Si una semana voy a tope, igual se alarga un poco, pero intento no saltármela nunca, aunque sea una versión rápida.
• Herramientas a Mano: Antes de empezar, me aseguro de tener todo preparado:
  • El ordenador con acceso a mis herramientas.
  • Mi libreta física por si apunté algo ahí.
  • Mi app de tareas abierta.
  • Mi calendario a la vista.

El Proceso Paso a Paso de Mi Revisión Semanal

Vale, vamos al lío. Mi proceso sigue las ideas de GTD, pero a mi manera como desarrollador. Recuerda: el objetivo es tener la mente despejada y confiar en tu sistema.

(Recordatorio GTD: Recopilar -> Procesar -> Organizar -> Revisar -> Hacer) La Revisión Semanal se centra sobre todo en Recopilar lo pendiente, Procesar lo nuevo, Organizar y Revisar todo el sistema.

1. Recopilar y Vaciar TODO:

El primer paso es sacar todo de la cabeza y de todas las “bandejas de entrada”. Reviso:

• Físicas: Papeles sueltos, notas en mi libreta.
• Digitales:
  • Email (Personal y Trabajo): Dejar la bandeja de entrada a cero.
  • Notas Rápidas (Ej: Apple Notes, Google Keep, un notes.txt): Cualquier cosa apuntada rápido.
  • Carpeta de Descargas: ¿Hay algo ahí que guardar o borrar?
  • Mensajes Directos (Slack/Teams): ¿Alguna petición o info pendiente?
  • Mi App de Tareas Principal (Ej: Notion, Todoist…): La bandeja de entrada donde apunto cosas durante la semana.
• Mental: ¿Qué me preocupa? ¿Qué ideas tengo? ¿Qué tengo que recordar? ¡Todo fuera y apuntado en la bandeja de entrada digital!

2. Procesar lo Recopilado:

Ahora, miro cada cosa que he recopilado, una por una, con la lógica GTD:

• ¿Hay que hacer algo?
  • No: Archivar como referencia (luego vemos dónde) o borrar si no sirve.
  • Sí:
    • ¿Se hace en menos de 2 minutos? ¡Hazlo ya! (Responder un email corto, crear una tarea fácil).
    • ¿No es para mí? Pásalo a quien toque (y si quieres, apúntalo en tu lista “A la Espera”).
    • ¿Es para un día/hora concretos? Al Calendario (reuniones, citas, recordatorios de entregas).
    • ¿Es parte de algo más grande o necesita varios pasos? Define la “Próxima Acción”: el siguiente paso concreto y real que hay que dar. Añádela a tu lista de “Próximas Acciones”. Si es de un proyecto, ponle una etiqueta o vincúlala a él.
    • ¿Es algo que quiero hacer, pero no ahora? A la lista “Algún día/Quizás”.

3. Revisar y Poner al Día el Sistema:

Esta es la parte clave de mantenimiento. Reviso mis listas y mi calendario:

• Calendario Pasado: Miro rápido la semana que acaba. ¿Qué reuniones tuve? ¿Qué tareas hice? ¿Quedó algo pendiente para reprogramar o seguir? A veces esto me recuerda cosas que olvidé apuntar.
• Calendario Futuro: Miro la semana que viene (o las dos siguientes). ¿Qué citas, eventos o entregas importantes tengo? ¿Necesito preparar algo? ¿Reservar tiempo para alguna tarea gorda?
• Lista de “Próximas Acciones”: Reviso CADA acción de mi lista.
  • ¿Sigue teniendo sentido? (Igual algo ha cambiado).
  • ¿Es de verdad la siguiente cosa física y concreta que hay que hacer? (Ej: “Buscar info sobre librería X” es mejor que “Hacer login”).
  • ¿Está claro lo que hay que hacer? ¿Necesito más info?
  • Opcional: Reviso por contextos si los uso (@ordenador, @oficina, @casa, @llamadas, @email, @dev). Ayuda a ver qué puedo hacer según dónde esté o qué tenga a mano.
• Lista de “Proyectos”: Reviso CADA proyecto activo (trabajo y personal). Un “proyecto” en GTD es cualquier cosa que necesite más de una acción (Ej: “Lanzar v2.1”, “Aprender Go”, “Preparar charla”, “Planificar vacaciones”). Para cada proyecto, me aseguro de que:
  • El estado es correcto (Activo, Pausado, Terminado).
  • Tiene al menos una “Próxima Acción” definida en mi lista. ¡Esto es CLAVE para que los proyectos no se queden parados!
• Lista “A la Espera”: Reviso las cosas que he pasado a otros o que estoy esperando que me lleguen (Ej: “Esperando respuesta de Menganito al PR”, “Esperando que aprueben presupuesto para licencia”). ¿Tengo que preguntar qué pasa? ¿Ha llegado ya y puedo tacharlo?
• Checklists (si uso): Reviso checklists para tareas repetitivas (Ej: “Pasos para publicar post”, “Checklist antes de desplegar”, “Backup semanal”). ¿He hecho los pasos de esta semana?

4. Mirar Hacia Adelante y Ser Creativo:

Cuando el sistema está limpio y al día, dedico unos minutos a pensar más en grande:

• Lista “Algún día/Quizás”: Le echo un ojo rápido. ¿Hay alguna idea o proyecto aparcado que me apetezca empezar ahora? ¿Algo que ya no me interesa y puedo borrar?
• Brainstorming Libre: Esto es opcional, pero útil. A veces dejo la mente volar: ¿Cómo podría mejorar esto? ¿Qué side-project nuevo me molaría? ¿Qué tecnología quiero mirar? Apunto cualquier idea interesante (quizás en un sitio específico de mi app de notas o tareas).
• Definir Objetivos/Tareas Clave para la Semana Entrante: Viendo los proyectos y el calendario, elijo 2-3 prioridades o tareas importantes en las que quiero centrarme la semana que viene. No es un plan cerrado, es una intención.

Mis Herramientas Clave en Acción Durante la Revisión

Puedes usar GTD con cualquier herramienta, pero tener las adecuadas y saber usarlas ayuda mucho. Este es mi equipo actual:

• Mi Gestor de Tareas Principal (Todoist)

  • Uso en la Revisión: Todoist es mi centro de mando para las tareas. Su simplicidad y potencia con filtros y etiquetas son clave. En la revisión:
    • Vacío el Inbox procesando cada tarea como expliqué antes.
    • Uso Filtros personalizados para revisar las Próximas Acciones por contexto (@work, @personal, @dev, @email, etc.) o según prioridades y fechas. Un filtro típico podría ser (hoy | próximos 7 días | sin fecha) & !@espera.
    • Reviso la lista de Proyectos, asegurándome de que cada uno tiene al menos una próxima acción definida y está activo o archivado según corresponda. A veces uso secciones dentro de los proyectos para organizarlos mejor.
    • Reviso mi filtro o etiqueta de @espera para las tareas delegadas o pendientes de otros.
    • Reviso mi proyecto o etiqueta Algún día/Quizás.
  • Estructura: Organizo todo con Proyectos (para los resultados grandes) y Etiquetas (para los contextos: @work, @personal, @email, @llamada, @dev, @espera, @someday…). Asigno Fechas de Vencimiento solo cuando son límites reales, no para todo.

• Mi Calendario (Notion Calendar)

  • Uso en la Revisión: Lo uso para lo que tiene fecha y hora: reuniones, citas, eventos. Y muy importante: en la revisión, reservo tiempo para tareas gordas de la semana siguiente. Por ejemplo, bloqueo 2 horas el martes por la mañana para “Deep Work: Refactorizar Módulo X” o 1 hora el jueves para “Estudiar API Y”. Esto protege mi tiempo de concentración. Reviso la semana pasada y las dos siguientes al “Revisar Calendario”.

• Mi Sistema de Notas/Referencia (Notion)

  • Uso en la Revisión: Aquí guardo el material de apoyo: notas de reuniones, trozos de código, resúmenes, ideas, checklists… En la revisión, si necesito consultar algo para una tarea o proyecto, abro Notion. Los enlaces entre notas son geniales para conectar ideas. También tengo una nota “Ideas Semanales” donde apunto lo que sale en el paso 4.

• (Opcional) Integración con Herramientas de Desarrollo:

  • ¿Issues de GitHub/GitLab, Tareas de Jira/Azure DevOps? Hay varias formas de manejar esto. Puedes revisar estas herramientas por separado durante tu revisión semanal, o puedes crear tareas en tu sistema principal (Notion, Todoist, etc.) que enlacen a los issues o tickets importantes que requieran una acción concreta por tu parte (más allá de “mirar el ticket”). Elige el método que mejor te funcione para no duplicar trabajo pero tampoco perder de vista tus tareas de desarrollo.

Consejos Específicos para la Rutina GTD de un Desarrollador

El GTD vale para todo, pero como desarrolladores, tenemos nuestras cosas:

• Bugs e Incidencias: ¿Cómo encajan? Depende. Un bug crítico puede ser una “próxima acción” inmediata (“Investigar error 500 ya”). Uno menos urgente, una tarea dentro de su proyecto (“Corregir bug #456”). Si arreglarlo lleva varios pasos, ¡es un mini-proyecto! La clave es apuntarlo y decidir qué hacer al procesar.
• Aprendizaje Continuo: ¡Vital! Trátalo como un proyecto más. Ten un proyecto “Aprender” o específicos (“Aprender GraphQL”, “Dominar Docker”). Asegúrate de que siempre tengan una “próxima acción” (“Ver vídeo curso X”, “Hacer tutorial Y”, “Leer capítulo 3”). En la revisión, mira si le dedicas tiempo y resérvalo en el calendario si hace falta.
• Cambiar de Contexto (Context Switching): Separar curro y proyectos personales es difícil. Usar contextos (@work, @personal) ayuda. En la revisión, puedes mirar primero lo del trabajo y luego lo personal. Ser consciente de los límites y proteger tiempo para cada cosa es clave. La revisión te ayuda a ver si un área se está comiendo el tiempo de la otra.
• Proyectos Largos/Complejos: La revisión semanal es tu mejor amiga aquí. Al revisar cada proyecto cada semana y asegurarte de que siempre tiene una “próxima acción”, evitas que se paren o te agobien. Aunque solo des un pequeño paso cada semana, el proyecto sigue vivo. Dividir el proyecto en fases más pequeñas también ayuda.

Conclusión (Cierre y Llamada a la Acción)

Hacer una revisión semanal GTD ha sido una de las mejores cosas que he hecho para mi organización como desarrollador. Me ha devuelto la sensación de control en medio del caos típico de nuestro trabajo, me ha aclarado las prioridades y ha bajado mucho mi nivel de estrés. Ya no siento que se me escapan las cosas.

Quiero que te quedes con esto: la revisión semanal no es un trámite más, es la inversión que hace que todo lo demás funcione mejor durante la semana. Es como el mantenimiento de tu sistema personal de productividad.

Por supuesto, este es mi sistema. Lo más importante es que pruebes, adaptes y encuentres lo que te funciona a ti. Prueba herramientas, cambia el momento de tu revisión, ajusta los pasos. ¡No hay una única forma correcta! Lo que importa es ser constante y seguir las ideas principales.